Bestyrelsesmøde d. 26. august 2013

Bestyrelsesmøde d. 26/8-13
Tilstede: Marc, Klaus, Anders
Referent: Anders

Sandkassesand
Anders kontakter Asbjørn, og beder ham bestille nødvendigt sand med faktura til Porcelænstorvet.

Global sne/salt faktura
Regning for høj med 20 saltninger. Vi foreslår at reducere antallet til 10, som vi kan acceptere.
Klaus skriver til Julie med beslutning.

5 års gennemgang
Der skal sendes en status til ejerne om hvordan man kan forholde sig til de fejl/mangler, som ikke er udbedret. Claus indkaldes til møde med bestyrelsen.

Bestyrlesen tager fællesarealerne direkte med Morten Dunch fra MTH.

Varme og vandregnskab
Klaus skriver til Flemming Wulff om møde for nærmere afklaring.
Mail fra controller Henrik skal forklares samt de tidligere fremsendte spørgsmål, da vi ikke er blevet oplyst tilstrækkeligt. Der mangler bl.a. specifikke oplysninger om anlæg 11062 (bygning E).

Administrationshonorar
Jf. aftale med Dades reduceres vores honorar med kr. 7.000,- således, at vi nu betaler kr. 26.499,- for ejendomsadministration til Datea, gældende fra 2013.

Bestyrelsesmøde d. 26.06.2013

Tilstede: Marc, Klaus, Anders

Medlemsmøde EF Spinderiet
Medlemsmøde i EF Spinderiet tirsdag d. 2. juli 2013 kl. 16.30. Marc og Klaus deltager.
Årsrapport for Spinderiet gennemgået. De fleste tal er ikke aktuelle for EBF Porcelænstorvet.
Afregning på kr. -40.013,- er indregnet i årsregnskabet 2012 "Bidrag til ejerforeninger".

Varmeregnskab
EFB vil gerne vide, hvorfor varmeregnskab indeholder udgifter til andre end EBF. Der er f.eks. udgifter til termostater i butikker mv., som EBF ikke skal betale.
Dateas svar på tidligere spørgsmål er absolut ikke fyldsgørende eller i overensstemmelse med vores opfattelse.
Klaus skriver mail til Datea (d. 26.04.2013) for - igen - at bede om forstålige forklaringer.
Ligeledes beder vi om møde med Datea om dette.

Saxo
Klaus skriver til Julie angående Saxos "donation" til vedligeholdelse af gårdhaven, jf. aftale på generalforsamling.

Bestyrelsesmøde d. 29.04.2013

Tilstede: Marc, Klaus, Anders

Referent: Anders

Anders tager 10 A4 ark med til hvis nogen ønsker hemmelig afstemning.

Klaus gennemgår beretningen. Datea styrer selve generalforsamlingen.

Klaus skriver til Thyssen elevator om fejlagtig faktura 272635, da vi ikke skal betale leje af alarm på 2 x 375 excl. Moms.

Vedligeholdelse og forbedringer: Liste printes ud og lægges på bordene. Anders printer.

Udskiftning af ventilationer over 5 år.

Låse

Pære

Reparation af el

Maling af opgang 15.000 kr./3 år

Reparation af elevator

Tag reparation

Reparation af vægge ind mod fællesareal

Reparation af ståltrappe 10.000 kr./5 år

Vedligeholdes af bed de første 2 til 3 år

Træbelægning i gård

Legetøjskasse

 Bestyrelsens beretning: se kommende referat af generalforsamlingen d. 2. maj 13.

Klaus laver seddel om generalforsamling og hænger op.

Info om 5-års gennemgang udsendes til ejerne d.d.

Bestyrelsesreferat 28.03.2013

Årsrapport 2012 gennemgået

Bestyrelsesformand er Klaus Fisker Jensen og ikke Marc Valbjørn. Dette meddeles til Datea og skal rettes i alle dokumenter.

Regnskabet godkendes med ovennævnte kommentarer.

Penge retur for momsrefusion for varmeregnskab fra 2011 og bagud fremgår ikke af regnskabet (ca. kr. 16.000). Mail send til Date og vi afventer svar.

Budget 2013

Aftale om renovation med Datea skal lægges ind i budget for 2013 beløb kr. 33.000.

Elevator skal have ny godkendelse i 2013 – skal lægges i budget, vi har bedt Datea om at komme med et bud på prisen.

Vedligeholdelse af elevator nedsættes fra 20.000 til 15.000, da vi ikke forventer weekendarbejde eller gentagende udskiftning af lysrør.

Rengøring indvendigt skal hæves fra 21.000 til kr. 22.000.

Der afsættes kr. 7.000 til konsulenthonorar til Poul Meldgaard for deltagelse d. 17/4 samt diverse vedrørende fællesområderne.

Budget forhøjes med kr. 16.000 til kasse til legetøj.

Dagsorden til generalforsamling

Bestyrelsen forslår at Plantekasser ”gives fri” så beboerne selv er ansvarlig for beplantningen samt vanding. Beplantningen af plantekasserne skal aftales med naboen.

Kasse til sandkasse kr. 16.000,-

Festudvalg som er ansvarlig for sommerfest, juletræ og fastelavnsfest

Haveudvalg som er ansvarlig for en plan for vanding og vedligehold af bedet

Børneudvalg som er ansvarlig for sandkasse, legetøj, oprydning mv.

Der skal fastsættes en dato for havedag. Forslag søndag den 12. maj, 26. maj, 2. juni eller 9. juni. – der skal også være tid til at bestille nye planter.

Andet

Reparation af ovenlys i ovnhallen 3 hurtigst muligt varetages af Marc.

Udarbejdelse af vurdering af vedligehold i ejerforeningen over de kommende 5 år. Se specifikation i bilag. Bilaget kan evt. medtages op generalforsamlingen.

Mail vedr. 5-årsgennemgang, Anders har sendt rettelser til Claus. E-mail til ejerne skal sendes af bestyrelsen.

Referat: 20-01-2013

Bestyrelsesmøde d. 20. januar 2013 hos Klaus

Deltagere: Klaus, Marc og Anders
Referent: Anders

EBF har modtaget faktura for hhv. snerydning/saltning for dec. 12 på over 32.000 kr. fra fa. Global Facility Service (GFS). Aftalen er, at Datea rydder i hverdage og GFS i weekender, hvor der er behov.

GFS har udført 23 saltninger á kr. 650,- og 8 snerydninger á 1350,- excl. Moms. Aftalen med Datea i hverdage er  ½-delen af GFS. Fakturaen kan ikke godkendes.

Saltning i gården er alt for ”kraftig”. Det skal reduceres.

Vi har også modtaget 3 stk. fakturaer indenfor en måned fra Thyssen elevatorfirma på udskiftning af lysstofrør i elevatorer. Dette er ikke i overensstemmelse med aftalen. Fakturaerne kan ikke godkendes før der er en fornuftig afklaring.

Klaus skriver mail til Datea d.d. angående ovenstående.

Faktura på rengøring af trapper for 3 md. periode kan godkendes.

Der er sendt accept til Flemming Wulff på invitation til gennemgang af varmeanlæg d. 6. feb. 2013.

Klaus sender info fra Københavns Energi ud til ejere om forhøjelse af acontoafgift til fjernvarme på 9%.

Klaus kontakter Niels Wallentin vedr. for højt administrationsbidrag.

Referat: 11-12-2012

Bestyrelsesmøde d. 11-12-2012

Tilstede: Klaus, Marc, Anders

Referent: Anders

 

Dagsorden

Forberedelse/spørgsmål til medlemsmøde i EF Spinderiet d. 12-12-2012

Forsikring:

Hvorfor stemmer budget '12 ikke overens med estimeret '12 på forsikringsudgift, der er kendt på forhånd?

Hvorfor er stigning i forsikringsbeløbet stor fra 11 til 12 og fra 12 til 13?

Generelt:

Hvordan går det med årsregnskabet fra '11 og varmeregnskab for '11?

Økonomi vedr. fælles flugtvejsdør, både ifm. reparation og vedligeholdelse.

Øvrigt

Indkøb af vin til to viceværter (Nichlas og Brian) og Claus Christoffersen til jul. Marc vil bidrage med chokolade. Anders køber vin - økonomi under kr. 1000.

Fuldmagt underskrevet til Datea, at de må betale vores regninger. Er underskrevet af Marc og Klaus. Returneres til Datea af Klaus.

Der er Gå-hjem-møde mandag d. 21/1-13 kl. 17 hos Datea Lyngby Hovedgade 4, Lyngby. Claus Jeberg tilbydes at gå med.

Anders skriver en seddel om at dørpumpe ikke må tages af jerndøren.

Anders skriver til Claus Jeberg at pærerne i runde lamper er af forkert type; transformer brænder af.

Juletræet tændes med Gløgg og æbleskiver

Julehygge med de dejlige naboer