Bestyrelsesmøde d. 3. januar 2014

Tilstede:
Marc, Klaus, Anders
Referent: Anders

Generalforsamling afholdes d. 27. marts 2014. Julie indkalder.

Det er kun Anders Tingholm, Marc W, Claus J og Anders K som har indsigelser til 5 års gennemgangen.
Alle der har udeståender skal selv kontakte MTH's Morten Dunch, tlf. 22709102, mail: msd@mth.dk.
Klaus har skrevet til Anders T.

Mht. fællesarealer kontakter Claus Poul for møde.

Anders kontakter Claus Christoffersen for reparation af flugtvejsdør i kælderen. Døren hænger.

Anders køber vingave til Claus Christoffersen og Brian vicevært for ca. kr. 300 pr. mand.

Bestyrelsesmøde d. 26. august 2013

Bestyrelsesmøde d. 26/8-13
Tilstede: Marc, Klaus, Anders
Referent: Anders

Sandkassesand
Anders kontakter Asbjørn, og beder ham bestille nødvendigt sand med faktura til Porcelænstorvet.

Global sne/salt faktura
Regning for høj med 20 saltninger. Vi foreslår at reducere antallet til 10, som vi kan acceptere.
Klaus skriver til Julie med beslutning.

5 års gennemgang
Der skal sendes en status til ejerne om hvordan man kan forholde sig til de fejl/mangler, som ikke er udbedret. Claus indkaldes til møde med bestyrelsen.

Bestyrlesen tager fællesarealerne direkte med Morten Dunch fra MTH.

Varme og vandregnskab
Klaus skriver til Flemming Wulff om møde for nærmere afklaring.
Mail fra controller Henrik skal forklares samt de tidligere fremsendte spørgsmål, da vi ikke er blevet oplyst tilstrækkeligt. Der mangler bl.a. specifikke oplysninger om anlæg 11062 (bygning E).

Administrationshonorar
Jf. aftale med Dades reduceres vores honorar med kr. 7.000,- således, at vi nu betaler kr. 26.499,- for ejendomsadministration til Datea, gældende fra 2013.

Bestyrelsesmøde d. 26.06.2013

Tilstede: Marc, Klaus, Anders

Medlemsmøde EF Spinderiet
Medlemsmøde i EF Spinderiet tirsdag d. 2. juli 2013 kl. 16.30. Marc og Klaus deltager.
Årsrapport for Spinderiet gennemgået. De fleste tal er ikke aktuelle for EBF Porcelænstorvet.
Afregning på kr. -40.013,- er indregnet i årsregnskabet 2012 "Bidrag til ejerforeninger".

Varmeregnskab
EFB vil gerne vide, hvorfor varmeregnskab indeholder udgifter til andre end EBF. Der er f.eks. udgifter til termostater i butikker mv., som EBF ikke skal betale.
Dateas svar på tidligere spørgsmål er absolut ikke fyldsgørende eller i overensstemmelse med vores opfattelse.
Klaus skriver mail til Datea (d. 26.04.2013) for - igen - at bede om forstålige forklaringer.
Ligeledes beder vi om møde med Datea om dette.

Saxo
Klaus skriver til Julie angående Saxos "donation" til vedligeholdelse af gårdhaven, jf. aftale på generalforsamling.

Bestyrelsesmøde d. 29.04.2013

Tilstede: Marc, Klaus, Anders

Referent: Anders

Anders tager 10 A4 ark med til hvis nogen ønsker hemmelig afstemning.

Klaus gennemgår beretningen. Datea styrer selve generalforsamlingen.

Klaus skriver til Thyssen elevator om fejlagtig faktura 272635, da vi ikke skal betale leje af alarm på 2 x 375 excl. Moms.

Vedligeholdelse og forbedringer: Liste printes ud og lægges på bordene. Anders printer.

Udskiftning af ventilationer over 5 år.

Låse

Pære

Reparation af el

Maling af opgang 15.000 kr./3 år

Reparation af elevator

Tag reparation

Reparation af vægge ind mod fællesareal

Reparation af ståltrappe 10.000 kr./5 år

Vedligeholdes af bed de første 2 til 3 år

Træbelægning i gård

Legetøjskasse

 Bestyrelsens beretning: se kommende referat af generalforsamlingen d. 2. maj 13.

Klaus laver seddel om generalforsamling og hænger op.

Info om 5-års gennemgang udsendes til ejerne d.d.

Bestyrelsesreferat 28.03.2013

Årsrapport 2012 gennemgået

Bestyrelsesformand er Klaus Fisker Jensen og ikke Marc Valbjørn. Dette meddeles til Datea og skal rettes i alle dokumenter.

Regnskabet godkendes med ovennævnte kommentarer.

Penge retur for momsrefusion for varmeregnskab fra 2011 og bagud fremgår ikke af regnskabet (ca. kr. 16.000). Mail send til Date og vi afventer svar.

Budget 2013

Aftale om renovation med Datea skal lægges ind i budget for 2013 beløb kr. 33.000.

Elevator skal have ny godkendelse i 2013 – skal lægges i budget, vi har bedt Datea om at komme med et bud på prisen.

Vedligeholdelse af elevator nedsættes fra 20.000 til 15.000, da vi ikke forventer weekendarbejde eller gentagende udskiftning af lysrør.

Rengøring indvendigt skal hæves fra 21.000 til kr. 22.000.

Der afsættes kr. 7.000 til konsulenthonorar til Poul Meldgaard for deltagelse d. 17/4 samt diverse vedrørende fællesområderne.

Budget forhøjes med kr. 16.000 til kasse til legetøj.

Dagsorden til generalforsamling

Bestyrelsen forslår at Plantekasser ”gives fri” så beboerne selv er ansvarlig for beplantningen samt vanding. Beplantningen af plantekasserne skal aftales med naboen.

Kasse til sandkasse kr. 16.000,-

Festudvalg som er ansvarlig for sommerfest, juletræ og fastelavnsfest

Haveudvalg som er ansvarlig for en plan for vanding og vedligehold af bedet

Børneudvalg som er ansvarlig for sandkasse, legetøj, oprydning mv.

Der skal fastsættes en dato for havedag. Forslag søndag den 12. maj, 26. maj, 2. juni eller 9. juni. – der skal også være tid til at bestille nye planter.

Andet

Reparation af ovenlys i ovnhallen 3 hurtigst muligt varetages af Marc.

Udarbejdelse af vurdering af vedligehold i ejerforeningen over de kommende 5 år. Se specifikation i bilag. Bilaget kan evt. medtages op generalforsamlingen.

Mail vedr. 5-årsgennemgang, Anders har sendt rettelser til Claus. E-mail til ejerne skal sendes af bestyrelsen.

Referat: 20-01-2013

Bestyrelsesmøde d. 20. januar 2013 hos Klaus

Deltagere: Klaus, Marc og Anders
Referent: Anders

EBF har modtaget faktura for hhv. snerydning/saltning for dec. 12 på over 32.000 kr. fra fa. Global Facility Service (GFS). Aftalen er, at Datea rydder i hverdage og GFS i weekender, hvor der er behov.

GFS har udført 23 saltninger á kr. 650,- og 8 snerydninger á 1350,- excl. Moms. Aftalen med Datea i hverdage er  ½-delen af GFS. Fakturaen kan ikke godkendes.

Saltning i gården er alt for ”kraftig”. Det skal reduceres.

Vi har også modtaget 3 stk. fakturaer indenfor en måned fra Thyssen elevatorfirma på udskiftning af lysstofrør i elevatorer. Dette er ikke i overensstemmelse med aftalen. Fakturaerne kan ikke godkendes før der er en fornuftig afklaring.

Klaus skriver mail til Datea d.d. angående ovenstående.

Faktura på rengøring af trapper for 3 md. periode kan godkendes.

Der er sendt accept til Flemming Wulff på invitation til gennemgang af varmeanlæg d. 6. feb. 2013.

Klaus sender info fra Københavns Energi ud til ejere om forhøjelse af acontoafgift til fjernvarme på 9%.

Klaus kontakter Niels Wallentin vedr. for højt administrationsbidrag.

Referat: 11-12-2012

Bestyrelsesmøde d. 11-12-2012

Tilstede: Klaus, Marc, Anders

Referent: Anders

 

Dagsorden

Forberedelse/spørgsmål til medlemsmøde i EF Spinderiet d. 12-12-2012

Forsikring:

Hvorfor stemmer budget '12 ikke overens med estimeret '12 på forsikringsudgift, der er kendt på forhånd?

Hvorfor er stigning i forsikringsbeløbet stor fra 11 til 12 og fra 12 til 13?

Generelt:

Hvordan går det med årsregnskabet fra '11 og varmeregnskab for '11?

Økonomi vedr. fælles flugtvejsdør, både ifm. reparation og vedligeholdelse.

Øvrigt

Indkøb af vin til to viceværter (Nichlas og Brian) og Claus Christoffersen til jul. Marc vil bidrage med chokolade. Anders køber vin - økonomi under kr. 1000.

Fuldmagt underskrevet til Datea, at de må betale vores regninger. Er underskrevet af Marc og Klaus. Returneres til Datea af Klaus.

Der er Gå-hjem-møde mandag d. 21/1-13 kl. 17 hos Datea Lyngby Hovedgade 4, Lyngby. Claus Jeberg tilbydes at gå med.

Anders skriver en seddel om at dørpumpe ikke må tages af jerndøren.

Anders skriver til Claus Jeberg at pærerne i runde lamper er af forkert type; transformer brænder af.

Referat: 22-08-2012

Bestyrelsesmøde afholdt hos Marc d. 22.08.2012

Deltagere: Marc, Klaus, Anders
Referent: Anders

Affaldsaftale
Nyt tilbud fra Datea af 14/8-12 modtaget og accepteret d. 22.08.12. Prisen er 25% billigere end tidligere modtaget tilbud. Tilbudet er tilbagesendt til Datea d. 22.08.12.

Ejendomsaftale
Den reviderede aftale af 14/8-12 tages op på næste generalforsamling. Beløbet overstiger bestyrelsens bemyndigelse.

Fællesområdet kælder flugtvej
Anders rykker via mail for en løsning på at dele udgifter til rengøring og vedligehold af område og døre til P-kælder og gitterdør.

Nøgle til affaldsrum
Anders kontakter Claus Christoffersen for bestilling af nøgle til affaldsrum, så vi selv kan afhjælpe en eventuel stopning af skakt (hvis det opdages i tide).

5 års gennemgang
Tilbud modtaget på besigtigelse.
Bestyrelsen acceptere besigtigelse af fællesområder jf. Flemmings mail af 15/8-12.
Dækker de 800 kr./t alt - både besigtigelse, 5 års gennemgang og efterfølgende dialog/forhandling med bygherre?
Kan der faktureres pr. lejlighed?
Hvornår skal besigtigelsen og gennemgangen foregå?
Bestyrelsen vil gerne deltage i både besigtigelsen og gennemgangen.
Anders sender mail til Flemming om ovenstående.

Varmeregnskab/-budget, regnskab 2011 og budget 2012
Klaus skriver til Sisse og Henrik og rykker.

Haveudvalg
Marc kontakter haveudvalget (Karina, Joy og Lisbeth) for:
- rydning af ukrudt
- vandingsordning (det hænger på få udvalgte i dag)
- legekasse (vi kan evt. selv bygge en kasse?)

Næste møde
6. sept. kl. 17 hos Anders

Referat: 03.05.2012

Bestyrelsesmøde d. 3. maj 2012

Marc, Klaus, Anders
Referent: Anders

Forberedelsesmøde til møde med Datea d. 8. maj 2012.

Generelt

Det er kun EBF’s bestyrelse som kan godkende igangsætning af udgiftsmæssige opgaver. Ligeledes godkendelse af fakturaer.

Vicevært / affaldsafhentning

Tilbud fra Datea diskuteres på møde med Flemming d. 8. maj.

Hvad ligger der i viceværtopgaven?

Forslag til en samlet aftale om både viceværtopgaver og affaldsafhentning.

Evt. dækning; Ventilationsanlæg, lys, varme, døre, kloak, haveanlæg, elevator.

Weekendarbejde skal generelt ikke udføres pga. pris.

Anders kigger de eksisterende aftaler igennem.

Fælles flugtvej

Forslag til Datea: Deling af udgifter til vedligehold/renholdelse af hhv. trappe og skakt fra stueetage og ned samt løbende vedligehold af døre i hhv. kælder og stueetage

5 års gennemgang

Marc spørger Claus om han vil være med til møde med Datea d. 8. maj.

Hvornår er der 5 års gennemgang?

Liste over fejl fra Skolegade?

Liste over fejl fra 1 års gennemgangen?

Hvad koster gennemgangen af EBF?

Grænseflader

Hvor stopper grænsefladerne for vedligehold, f.eks. kloak mv.

Referat: 04-04-2012

Bestyrelsesmøde d. 4. april 2012

Tilstede: Klaus Fisker, Marc Valbjørn og Anders Kornbech
Afholdt: hos Klaus, Porcelænstorvet 1, 1. – 12, 2500 Valby
Referent: Anders


Dagsorden med beslutning herunder.
Konstituering:
Klaus er formand, Marc er kasserer, Anders er sekretær. Arbejdsopgaver fordeles ad hoc uafhængigt af titel.

Haveanlæg:
Bestyrelsen godkender hermed tilbud fra anlægsgartner Tommy Bladt-Pytlich som haveudvalget har modtaget.

Bestyrelsen underskrev tilbuddet og beder haveudvalget sende det underskrevne tilbud til gartner som gældende accept.

Referat fra generalforsamlingen:
Referatet godkendt med følgende rettelser (mail af 4. april 2012 fra Klaus til Sisse Veje):

Vi har to rettelser til referatet. Den ene er at der ikke er afsat et specifik beløb til 5 årsgennemgangen, så jeg har rettet følgende tekst:

”Bestyrelsen fik bemyndigelse til, at bruge op til kr. 10.000,- fra vedligeholdelsesbudgettet, til omkostninger forbundet med 5 årsgennemgangen” til ”Bestyrelsen forventer at hente beløbet fra vedligeholdelseskontoen”.

Anden tilføjelse:

Der blev endvidere nedsat et udvalg der skulle undersøge muligheden for tagterrasse. Udvalget består Claus Jeberg og Erik Jelling.

Renovation:
EBF har modtaget et tilbud på renovation fra Flemming fra Datea. EBF kan dog pt. ikke gennemskue hvorfor vi har fået tilsendt et tilbud, da vi allerede betaler for renovation jf. budgettet. Det tages op på efterfølgende møde med Flemming – Marc forsøger at få et møde i stand i perioden 16. til 19. april 2012.

Anders tager kontakt med f.eks. Valby skole eller plejehjemmet for at høre om deres renovationsordning.

Affaldsskakte:
Marc laver opslag + laminering om ”ingen pizzabakker og toiletspande mv….. i affaldsskaktene”.

Bestyrelsens beretning 2012

I det forgangne år er der blevet udført en række opstarts- og vedligeholdesopgaver: 

• Tinglysning af vedtægter
• Tinglysning af pant i lejligheder på 40.000
• Sandkasse fyldt med sand
• Udskiftning af lås i kælder
• Aftale om snerydning
• Aftale om rengøring af fællesområde
• Aftale om ny elevatorservice
• Aftale med vinduespudser
• Aftale med nyt forsikringsselskab
• Nedsat haveudvalg
• Nedsat festudvalg
• Nedsat udvalg til 5 årscheck
• Udarbejdelse af ordenreglement
• Hjemmeside oprettet (porcelaenstorvet.dk)
• Diverse aftaler med hensyn til lys på Torvet, Diechmann og skraldevogne
• Omfordeling af kælderrum faciliteret
• Opfølgning på regnskabet for Spinderiet 2010
• Opstartet gennemgang af uklarheder i forbindelse med varmeregnskab 2010/2011

Endvidere har der været en række mindre opgaver med etableringen af foreningen og forefalden arbejde.

 

Kommende opgaver:

• Gennemgang af varmeregnskab og opfølgning på regnskabet for Spinderiet 2011
• Etablering af grønneområder (Haveudvalget)
• 5 års gennemgang (Claus og Marc giver en kort opsummering)
• Opfølgning og afklaring af viceværtopgaver

Vi vil gerne gøre opmærksom på at ordensreglementet skal efterleves og der henstilles til fortsat opmærksomhed på brugen af affaldsskakten i forhold til foreskrifterne. (I det forgangne år er der brugt 15.300 kr. stoppet affaldsskakt).

Referat: 22-03-2012

Actionreferat

1. Forberedelse af Ordinær generalforsamling 2012
2. Opstilling af bestyrelsensberetning 2012
3. Afklaring af punkter på agenda
1. Ordensreglement
2. Haveudvalg
3. 5 års check

Referat: 22-02-2012

Punkter på agenda
 

1. Snerydning: Aftalen er på plads - dog skal vi overveje om vi skal droppe weekend rydning, da det er dyrt (1350,-) 
2. Forsikringsbetingelser for bestyrelsen: Marc følger op med Sisse > Sisse rykker hele tiden, men der sker ikke noget. 
3. 5 års check: 
1. Arbejdsgruppe er nedsat med Claus Jeberg som “formand”
2. Møde med Datea er aftalt og afholdes 1. marts. 
3. Der er lagt en plan for indsamling af informationer fra alle beboere.
4. Generalforsamling: 
1. Der er sat gang i processen og dato samt tidspunkt, kommer i nærmeste fremtid.
2. Der er endvidere lavet en foreløbig liste med punkter der skal tages op på generalforsamlingen. (se Google docs)

Referat: 17-01-2012

Punkter på agenda

1. Snerydning
1. Marc: Kontakter Sisse
2. Claus fra Spinderiet henter tilbud fra dem der benyttes de andre seder i Spinderiet
2. Udvendig rengøring
1. Accept af tilbud
2. + feje trappe
3. Sisse er informeret per mail
3. Valg af ny formand
1. Klaus vandt ved kampvalg
2. Sisse er informeret per mail
4. Elevator
1. Indgå aftale med Thygesen
2. Sisse er informeret per mail
5. Børster ved trappe?
1. Mikael ser på det
6. Forsikringsbetingelser for bestyrelsen
1. Marc følger op med Sisse
7. 5 års check
1. Mikael har sendt informationer til Claus der skal stå for 5 års check
8. Varmeregnskab
1. Vi afventer Sisse - hvis hun ikke har indkaldt til møde indenfor 1 måned
9. Forhør Sisse om hun indkalder til Generalforsamling?
1. Marc kontakter Sisse