Bestyrelsesmøde 01-06-2016

Tilstede Marc, Kristian og Klaus

Det blev enstemmigt vedtaget at Klaus forstætter som bestyrelsesformand.

Der er indhentet tilbud på en låge til trappen, pris 9.250. Det blev aftalt at gå videre med montering af lågen.

Gulvet i elevatoren ved porcelænstorvet er blevet lavet.

Der rykkes for årsregnskab for Spinderiet.

Bestyrelsesmøde 27.04.2015

Til stede: Marc, Klaus og Anders
Referent: Anders

Bestyrelsens beretning blev færdiggjort.

Marc kontakter Datea vedr. fordeling af de sidste udgifter til 5-års gennemgangen.
Anders T, Louise O, Marc V, Claus J, Anders K skylder jf. opgørelse fra Poul Meldgaard; se Claus J mail af 28/3-15. Dog er angivelse af kr. 2000 ikke korrekt for Anders K, men kr. 500, som øvrige. De resterende kr. 1500 hører til foreningen ifm. afhjælpning af  problemer med kloakfaldstammer.

Der løber vand ned fra ovenlysvindue Ved Ovnhallen. Marc kontakter Claus Christoffersen.

Affaldsskaktnøgle til Ved Ovnhallen 1. sal bør sidde permanent i lågen. Marc kontakter Claus C for dette.

Bestyrelsesmøde 11.03.2015

Tilstede: Klaus, Marc, Anders
Ref. Anders

Årsrapport for 2014:
- Fællesbidrag er steget pga. at varmeomkostninger er trukket ud af varmebudgettet og lagt på fællesbidraget.
- Årsrapporten gennemgået og godkendt.

Budget 2015:
- Budgette gennemgået og godkendt.

Generalforsamling datoforslag d. 29. april kl. 19. Klaus underretter Julie, Datea, om dato og laver udkast til dagsorden - bl.a. punkt med tagterrasse over Ovnhallen 3, 4. th.

******

Bestyrelsesmøde d. 08.03.2015

Tilstede: Klaus, Marc, Anders
Ref. Anders

Klaus fremsender datoforslag for generalforsamling til Datea - uge 18 eller 19.

Møde for gennemgang af regnskab og budget aftaltes til onsdag d. 11.03 kl. 20 hos Anders.

Faktura for elevatorreparationer sendt tilbage til Datea med afklarende spørgsmål. Betingelser for tilkald af elevatorfirma skal diskuteres med Datea - vi får bl.a. mange tilkaldetillæg/gebyrer.

Anders rekvirerer låsesmed til reparation/udskiftning af lås fra P-kælder til Porcelænstorvet 1.

*****

Bestyrelsesmøde d. 05.11.2014

Tilstede: Klaus, Marc og Anders

Referent: Anders

5 års gennemgang - afslutning

I forbindelse med afslutning af 5 års gennemgangen, har Poul Meldgaard udarbejdet et udkast til afslutningsrapport, som dokumentation for udførte, afviste og manglende arbejder.

Dette udkast er blevet kommenteret (se evt. mail fra bestyrelsen til Claus Jeberg af 05.11.2014) og Claus Jeberg sender kommentarerne til Poul snarest. Hovedpunkter i kommentarerne drejer sig om;

-          er vaccumbund og topdæksler på afløb fra tage etableret jf. ”Generelt punkt 5”?

-          Der kommer vand ind gennem væggene i kælderen (teknikrum 4). Dette er dog ikke anført som en 5 års mangel, da den ikke kunne ses på daværende tidspunkt, og derfor er der nok ikke noget at komme efter her.

-          Revner i trappe i ”højhuset” var der ikke for ca. 3 år siden. Derfor var de der heller ikke ved 1 års gennemgangen (som dog ikke kan dokumenteres).

Vi forventer derefter en endelig afslutningsrapport.

Faldstammer stoppet

Claus J beder Poul om at fakturere 2 af timerne specielt til Dades/Datea pga. forbrugt tid på faldstammer i Jysk. Faldstammerne har været stoppede. Der har været konstateret forkert fald på de vandrette faldstammer i Jysk. Dette er oprettet af Datea, som oplyser, at omkostningerne hertil er ca. 45-50.000,-. Ud af dette beløb er det med Datea aftalt, at EBF Porcelænstorvet betaler ca. kr. 5.000,-, da nogle af problemerne kom fra klude i afløbssystemet – og disse kan kun komme fra lejlighederne.

Opførelse af skur hos Jysk

Jysk har efterspurgt vores godkendelse til opførsel af skur i Fajancegade. Denne godkendelse er tidligere givet Jysk via mail, men de har ikke fået byggetilladelse af Kbh. Kommune, hvorfor de igen beder EBF Porcelænstorvet om en skriftlig godkendelse (selv om de allerede har fået vores tilkendegivelse).

EBF Porcelænstorvet tager henvendelsen fra Jysk med på EF Spinderi medlemsmøde 18/11, da det er EF Spinderiet som principielt skal give accept af opførelsen af skur. Klaus har informeret Dades i mail af 05.11.2014.

Medlemsmøde i EF Spinderiet

Regnskabet for EF Spinderiet for 2013 og budgettet for 2014 blev gennemgået og bestyrelsen kan godkende dette på medlemsmødet d. 18/11-14.

EBF Porcelænstorvets kvartalsregnskab

Rapporten udviser et underskud på kr. 7.285, hvilket er en negativ afvigelse til budgettet på kr. 8.785.

Under renholdelse er der en positiv afvigelse på 10.896 kr., dette skyldes primært snerydning.

Drift af elevator er blevet dyrere end budgetteret, dette skyldes at alle reparationer af elevatoren jf. mail af den 2. maj; er bogført på drift af elevator.

Der er i perioden brugt 13.457 kr. mindre til vedligeholdelse end budgetteret, jvf. dog vores bemærkninger i afsnittet ovenfor angående elevator.

Foreningen har i perioden haft udgifter til 5 års gennemgang på 12.289 kr., dette har foreningen ikke haft budgetteret med.

Kvartalsregnskab 2014 er gennemgået og fundet ok.

Fastelavn på Porcelænstorvet

En hyggelig dag i gården. Se Alle billeder fra Fastelavn

Bestyrelsesmøde d. 3. januar 2014

Tilstede:
Marc, Klaus, Anders
Referent: Anders

Generalforsamling afholdes d. 27. marts 2014. Julie indkalder.

Det er kun Anders Tingholm, Marc W, Claus J og Anders K som har indsigelser til 5 års gennemgangen.
Alle der har udeståender skal selv kontakte MTH's Morten Dunch, tlf. 22709102, mail: msd@mth.dk.
Klaus har skrevet til Anders T.

Mht. fællesarealer kontakter Claus Poul for møde.

Anders kontakter Claus Christoffersen for reparation af flugtvejsdør i kælderen. Døren hænger.

Anders køber vingave til Claus Christoffersen og Brian vicevært for ca. kr. 300 pr. mand.

5 års gennemgang 28.11.2013

Til stede:
Claus J
Klaus F
Marc VW
Anders K (referent)

Statusmelding fra MTH modtaget 11.11.2013.

 

Hver lejlighed afklarer evt. udeståender direkte med MTH og evt. gennem PM.

Claus udformer et brev til ejere hvor MTH statusopgørelse vedlægges. Claus skriver oplæg (til 29.11.2013). Ejerene kan herefter se om de er enige eller uenige med MTH og afgøre, om de vil gøre noget ved eventuelle uenigheder.

Der arrangeres et møde med PM separat, hvor fællesarealer gennemgås. På denne specifikke dag kan ejere spørge om PM's holdning/mening (kan der gøres noget) til eventuelle uenigheder med MTH's statusliste.

Her har ejerene også mulighed for at hyre PM til en eventuel forhandling med MTH. Betaling for PM's ydelser betales direkte af den enkelte ejer.

Ca. ugen efter mødet med PM, arrangeres møde med MTH, hvor man kan diskutere eventuelle uenigheder. Dette foregår uden 5 årsudvalget og bestyrelsens indblanden. 

Det afgøres ved første møde om andet møde skal gennemføres.

5 års gennemgang status 03.09.2013

Tilstede:
Claus Jeberg
Klaus Fisker
Anders Kornbech

Afbud:
Marc Valbjørn

MTH er nu videre med udbedring.

Vi afventer med info til beboerne til vi har modtaget response fra Ebbe Christiansen fra MTH jf. mail fra Poul Meldgaard.

Claus rykker MTH's Morten Dunch for gennemgang af fællesområderne. Områder gennemgås med bestyrelsen.

Fakturering fra Poul Meldgaard vurderet at være korrekt (12 ejere + fællesområder + ekstraarbejde fællesområder).

 

Bestyrelsesmøde d. 26. august 2013

Bestyrelsesmøde d. 26/8-13
Tilstede: Marc, Klaus, Anders
Referent: Anders

Sandkassesand
Anders kontakter Asbjørn, og beder ham bestille nødvendigt sand med faktura til Porcelænstorvet.

Global sne/salt faktura
Regning for høj med 20 saltninger. Vi foreslår at reducere antallet til 10, som vi kan acceptere.
Klaus skriver til Julie med beslutning.

5 års gennemgang
Der skal sendes en status til ejerne om hvordan man kan forholde sig til de fejl/mangler, som ikke er udbedret. Claus indkaldes til møde med bestyrelsen.

Bestyrlesen tager fællesarealerne direkte med Morten Dunch fra MTH.

Varme og vandregnskab
Klaus skriver til Flemming Wulff om møde for nærmere afklaring.
Mail fra controller Henrik skal forklares samt de tidligere fremsendte spørgsmål, da vi ikke er blevet oplyst tilstrækkeligt. Der mangler bl.a. specifikke oplysninger om anlæg 11062 (bygning E).

Administrationshonorar
Jf. aftale med Dades reduceres vores honorar med kr. 7.000,- således, at vi nu betaler kr. 26.499,- for ejendomsadministration til Datea, gældende fra 2013.

Bestyrelsesmøde d. 26.06.2013

Tilstede: Marc, Klaus, Anders

Medlemsmøde EF Spinderiet
Medlemsmøde i EF Spinderiet tirsdag d. 2. juli 2013 kl. 16.30. Marc og Klaus deltager.
Årsrapport for Spinderiet gennemgået. De fleste tal er ikke aktuelle for EBF Porcelænstorvet.
Afregning på kr. -40.013,- er indregnet i årsregnskabet 2012 "Bidrag til ejerforeninger".

Varmeregnskab
EFB vil gerne vide, hvorfor varmeregnskab indeholder udgifter til andre end EBF. Der er f.eks. udgifter til termostater i butikker mv., som EBF ikke skal betale.
Dateas svar på tidligere spørgsmål er absolut ikke fyldsgørende eller i overensstemmelse med vores opfattelse.
Klaus skriver mail til Datea (d. 26.04.2013) for - igen - at bede om forstålige forklaringer.
Ligeledes beder vi om møde med Datea om dette.

Saxo
Klaus skriver til Julie angående Saxos "donation" til vedligeholdelse af gårdhaven, jf. aftale på generalforsamling.

Bestyrelsesmøde d. 29.04.2013

Tilstede: Marc, Klaus, Anders

Referent: Anders

Anders tager 10 A4 ark med til hvis nogen ønsker hemmelig afstemning.

Klaus gennemgår beretningen. Datea styrer selve generalforsamlingen.

Klaus skriver til Thyssen elevator om fejlagtig faktura 272635, da vi ikke skal betale leje af alarm på 2 x 375 excl. Moms.

Vedligeholdelse og forbedringer: Liste printes ud og lægges på bordene. Anders printer.

Udskiftning af ventilationer over 5 år.

Låse

Pære

Reparation af el

Maling af opgang 15.000 kr./3 år

Reparation af elevator

Tag reparation

Reparation af vægge ind mod fællesareal

Reparation af ståltrappe 10.000 kr./5 år

Vedligeholdes af bed de første 2 til 3 år

Træbelægning i gård

Legetøjskasse

 Bestyrelsens beretning: se kommende referat af generalforsamlingen d. 2. maj 13.

Klaus laver seddel om generalforsamling og hænger op.

Info om 5-års gennemgang udsendes til ejerne d.d.

Bestyrelsesreferat 28.03.2013

Årsrapport 2012 gennemgået

Bestyrelsesformand er Klaus Fisker Jensen og ikke Marc Valbjørn. Dette meddeles til Datea og skal rettes i alle dokumenter.

Regnskabet godkendes med ovennævnte kommentarer.

Penge retur for momsrefusion for varmeregnskab fra 2011 og bagud fremgår ikke af regnskabet (ca. kr. 16.000). Mail send til Date og vi afventer svar.

Budget 2013

Aftale om renovation med Datea skal lægges ind i budget for 2013 beløb kr. 33.000.

Elevator skal have ny godkendelse i 2013 – skal lægges i budget, vi har bedt Datea om at komme med et bud på prisen.

Vedligeholdelse af elevator nedsættes fra 20.000 til 15.000, da vi ikke forventer weekendarbejde eller gentagende udskiftning af lysrør.

Rengøring indvendigt skal hæves fra 21.000 til kr. 22.000.

Der afsættes kr. 7.000 til konsulenthonorar til Poul Meldgaard for deltagelse d. 17/4 samt diverse vedrørende fællesområderne.

Budget forhøjes med kr. 16.000 til kasse til legetøj.

Dagsorden til generalforsamling

Bestyrelsen forslår at Plantekasser ”gives fri” så beboerne selv er ansvarlig for beplantningen samt vanding. Beplantningen af plantekasserne skal aftales med naboen.

Kasse til sandkasse kr. 16.000,-

Festudvalg som er ansvarlig for sommerfest, juletræ og fastelavnsfest

Haveudvalg som er ansvarlig for en plan for vanding og vedligehold af bedet

Børneudvalg som er ansvarlig for sandkasse, legetøj, oprydning mv.

Der skal fastsættes en dato for havedag. Forslag søndag den 12. maj, 26. maj, 2. juni eller 9. juni. – der skal også være tid til at bestille nye planter.

Andet

Reparation af ovenlys i ovnhallen 3 hurtigst muligt varetages af Marc.

Udarbejdelse af vurdering af vedligehold i ejerforeningen over de kommende 5 år. Se specifikation i bilag. Bilaget kan evt. medtages op generalforsamlingen.

Mail vedr. 5-årsgennemgang, Anders har sendt rettelser til Claus. E-mail til ejerne skal sendes af bestyrelsen.

Referat: 20-01-2013

Bestyrelsesmøde d. 20. januar 2013 hos Klaus

Deltagere: Klaus, Marc og Anders
Referent: Anders

EBF har modtaget faktura for hhv. snerydning/saltning for dec. 12 på over 32.000 kr. fra fa. Global Facility Service (GFS). Aftalen er, at Datea rydder i hverdage og GFS i weekender, hvor der er behov.

GFS har udført 23 saltninger á kr. 650,- og 8 snerydninger á 1350,- excl. Moms. Aftalen med Datea i hverdage er  ½-delen af GFS. Fakturaen kan ikke godkendes.

Saltning i gården er alt for ”kraftig”. Det skal reduceres.

Vi har også modtaget 3 stk. fakturaer indenfor en måned fra Thyssen elevatorfirma på udskiftning af lysstofrør i elevatorer. Dette er ikke i overensstemmelse med aftalen. Fakturaerne kan ikke godkendes før der er en fornuftig afklaring.

Klaus skriver mail til Datea d.d. angående ovenstående.

Faktura på rengøring af trapper for 3 md. periode kan godkendes.

Der er sendt accept til Flemming Wulff på invitation til gennemgang af varmeanlæg d. 6. feb. 2013.

Klaus sender info fra Københavns Energi ud til ejere om forhøjelse af acontoafgift til fjernvarme på 9%.

Klaus kontakter Niels Wallentin vedr. for højt administrationsbidrag.

Referat: 11-12-2012

Bestyrelsesmøde d. 11-12-2012

Tilstede: Klaus, Marc, Anders

Referent: Anders

 

Dagsorden

Forberedelse/spørgsmål til medlemsmøde i EF Spinderiet d. 12-12-2012

Forsikring:

Hvorfor stemmer budget '12 ikke overens med estimeret '12 på forsikringsudgift, der er kendt på forhånd?

Hvorfor er stigning i forsikringsbeløbet stor fra 11 til 12 og fra 12 til 13?

Generelt:

Hvordan går det med årsregnskabet fra '11 og varmeregnskab for '11?

Økonomi vedr. fælles flugtvejsdør, både ifm. reparation og vedligeholdelse.

Øvrigt

Indkøb af vin til to viceværter (Nichlas og Brian) og Claus Christoffersen til jul. Marc vil bidrage med chokolade. Anders køber vin - økonomi under kr. 1000.

Fuldmagt underskrevet til Datea, at de må betale vores regninger. Er underskrevet af Marc og Klaus. Returneres til Datea af Klaus.

Der er Gå-hjem-møde mandag d. 21/1-13 kl. 17 hos Datea Lyngby Hovedgade 4, Lyngby. Claus Jeberg tilbydes at gå med.

Anders skriver en seddel om at dørpumpe ikke må tages af jerndøren.

Anders skriver til Claus Jeberg at pærerne i runde lamper er af forkert type; transformer brænder af.

Juletræet tændes med Gløgg og æbleskiver

Julehygge med de dejlige naboer

Drift og vedligeholdelsesvejledningen

Hent drift- og vedligeholdelsesvejledningen for Bygning E via følgende link:

https://docs.google.com/open?id=0B_lD_VwhvFGsUlBHTWZSTDh4MUU

Afklakning af cisterne

Der er flere der har haft problemer med at afkalke deres cisterne - derfor har vi lavet denne lille video.

Referat: 22-08-2012

Bestyrelsesmøde afholdt hos Marc d. 22.08.2012

Deltagere: Marc, Klaus, Anders
Referent: Anders

Affaldsaftale
Nyt tilbud fra Datea af 14/8-12 modtaget og accepteret d. 22.08.12. Prisen er 25% billigere end tidligere modtaget tilbud. Tilbudet er tilbagesendt til Datea d. 22.08.12.

Ejendomsaftale
Den reviderede aftale af 14/8-12 tages op på næste generalforsamling. Beløbet overstiger bestyrelsens bemyndigelse.

Fællesområdet kælder flugtvej
Anders rykker via mail for en løsning på at dele udgifter til rengøring og vedligehold af område og døre til P-kælder og gitterdør.

Nøgle til affaldsrum
Anders kontakter Claus Christoffersen for bestilling af nøgle til affaldsrum, så vi selv kan afhjælpe en eventuel stopning af skakt (hvis det opdages i tide).

5 års gennemgang
Tilbud modtaget på besigtigelse.
Bestyrelsen acceptere besigtigelse af fællesområder jf. Flemmings mail af 15/8-12.
Dækker de 800 kr./t alt - både besigtigelse, 5 års gennemgang og efterfølgende dialog/forhandling med bygherre?
Kan der faktureres pr. lejlighed?
Hvornår skal besigtigelsen og gennemgangen foregå?
Bestyrelsen vil gerne deltage i både besigtigelsen og gennemgangen.
Anders sender mail til Flemming om ovenstående.

Varmeregnskab/-budget, regnskab 2011 og budget 2012
Klaus skriver til Sisse og Henrik og rykker.

Haveudvalg
Marc kontakter haveudvalget (Karina, Joy og Lisbeth) for:
- rydning af ukrudt
- vandingsordning (det hænger på få udvalgte i dag)
- legekasse (vi kan evt. selv bygge en kasse?)

Næste møde
6. sept. kl. 17 hos Anders

Havedag lørdag d. 19. maj 2012

Se alle billeder her